當“寒冬期”來臨，企業如何判斷差旅支出的合理性？
差旅是企業除人力支出的第二大可控成本，面對可能到來的市場“寒冬期”，企業必須向管理要效益，通過加強對差旅支出的嚴格管控，可帶來企業成本的巨大節省。但是目前很多企業缺乏良好的評估指標，導致對於差旅支出的分析結論不足，不利於企業管理的優化。差旅支出評估首先需要設定總體目標，是減少總支出，降低平均旅行成本，還是提高員工滿意度，然後接下來設定具體的評估指標，來對差旅支出進行考量，跟蹤目標是否實現完成。
差旅支出有哪些主要評估指標
一、基本差旅指標
1、差旅總支出：按日期，地區或部門支付的差旅費用金額。
總支出回答了管理者想要了解的基本問題：花了多少錢？還需要思考這個問題背後的內容：
一，差旅費用包括哪些支出：通常包括航班、酒店、租車，還可能包括補助，客戶招待費或會議費。對於差旅費用沒有嚴格的規則，但需要保持一致的定義。
二，差旅支出背後有什麼變化？如果差旅支出增加，有可能是因為員工更頻繁的出行，或者前往差旅費用更高的目的地，或者因為員工做出成本意識較低的決策。在判斷差旅政策時，瞭解總支出只是一個開始。
2、平均差旅費用：等於差旅總支出除以差旅次數。
平均差旅費用是衡量差旅支出的一個重要標準，但也要考慮企業之間的差異，如大型企業與中小型企業因為差旅量不同而獲得的不同折扣。因此，企業在衡量時既要與企業歷史資料對比，也需要與市場大資料進行同類對比。
二、差旅行為指標
企業差旅費用取決於員工在差旅過程中的各種選擇，包括選擇的航空公司和酒店，預訂的天數，甚至通過網路溝通來避免不必要旅行的頻率。這些選擇體現了員工的差旅需求和差旅政策的合理性。
1、供應商預訂合規率：員工使用不合規供應商預訂費用的百分比。
設立固定的差旅供應商，可以為企業帶來成本降低並保證差旅質量。但是，高遵守率本身並不是目的。如果員工不樂意選擇公司規定的供應商，則說明公司提供的選擇不足，或者員工希望有更靈活的選擇，例如在差旅中選擇Airbnb來代替酒店。建議企業將管理需求和員工需求結合，制定靈活化的差旅政策，而不是必須強迫旅行者遵守固定的差旅標準和使用固定供應商的嚴格政策。
2、機艙預訂違規率：購買航空或火車票高於允許艙位佔總費用的百分比。
商務艙和頭等艙機票通常更貴，因此機艙違規率過高是差旅政策是否合理的評估標準。如果很多員工選擇不符合條件的高階票價，表明差旅政策並沒有傳達清楚，或者沒有充分滿足員工的需求。
3、平均提前預訂日期：員工提早進行差旅預訂的天數。
機票通常越早預訂越便宜，因此鼓勵員工提早安排預訂可以節省費用。有些企業要求提前預訂旅行，一兩週是常見的標準，不過預購帶來的節省費用是有限的，有時候機票臨近出差前預訂更低。此外如果差旅人員因為計劃變化需要取消或更改旅行，還會造成損失。因此，公司還需要衡量差旅的重新預訂率。
大資料差旅管理幫助企業加強支出評估與管控
作為國內的大資料差旅管理服務商，鯨力商旅可以幫助企業加強對差旅預算和政策的評估，有效控制差旅成本，提高差旅政策的合理性和靈活性，向更智慧化的一站式差旅管理進行升級。
1、獲取差旅評估的資料：
很多企業無法進行差旅評估是因為缺乏有效的資料支援。鯨力商旅的智慧化差旅管理平臺可以為企業在差旅評估上首先解決“資料獲取”問題：
一，資料完整化：鯨力商旅可與企業客戶的OA系統、HR系統、報銷系統、TMC系統進行連線，實現從預訂申請到差旅報銷的全流程資料連通與透明化，讓財務管理者完整清晰的瞭解差旅開支情況。
二，資料實時獲取：鯨力商旅通過在差旅管理中增加自動化程度，減少人為介入帶來的失誤，減少紙質記錄及票據的數量，推行自動化差旅合規管理，讓差旅資料可以實時獲取分析。
三，與市場大資料的聯動對比：鯨力平臺一端對接企業OA、財務系統，一端與眾多TMC對接，可以獲取多供應商實時資料，通過市場大資料為企業提供資料對比參考。
2、提升差旅政策的靈活性：
在控制差旅支出的同時，必須滿足員工出行的個性化需求，不能採用完全僵化的差旅政策，否則無法避免違規現象。鯨力商旅在行業率先推出“鯨準預算”，可幫助企業提升差旅預算的靈活性。員工只要輸入出差計劃，鯨力可基於企業出行大資料，獲取企業管理偏好、員工出行偏好，同時通過連線多供應商實時資料，為員工的單次出行定製一個實時的、個性化的預算標準(即“鯨準預算”)。
通過“鯨準預算”的定製，企業擁有了合理的差旅預算標準，員工也無需再受制於僵化的差旅政策與行程。企業還可以與鯨力共同設計員工節約獎勵方案，一旦花費低於預算，員工可以拿到一定比例的返現和禮品代金券，從而激發員工主動節省差旅成本的熱情。
3、提供多維度差旅智慧化報表：
鯨力商旅可為企業提供多維度差旅智慧化報表，幫助企業實現差旅管理的事前計劃、事中控制、事後分析。
一，成本中心分析：幫助企業按部門、專案生成差旅成本中心，管理者可結合成本中心實現成本責任考核。
二，實時線上資料看板：精確到當天當下的差旅資料，自動生成精確的差旅優化報告，為企業生成差旅資料大地圖，讓企業對差旅支出和員工出差情況進行實時全面掌控。
三，差旅綜合報告：鯨力可定期將員工的預訂偏好、競價排名、服務質量、差旅支出變化呈現到企業差旅報告中，作為年度審查差旅供應商、調整差旅政策的重要依據。
圖一：按支出類別（如機票）進行分析
圖二：部門支出分析
圖三：出差人分析
圖四：鯨力商旅可為企業生成差旅大地圖