職場技能：從老闆的罵聲中，我悟出了一套寫紀要的方法
前天看到同事從領導辦公室出來，看神色不對問了句：怎麼啦？哎，還不是最近的專案進度彙報，領導也太挑剔類來吧，真心累！細問了下，原來是會議紀要出了些問題，挨來一頓罵： 做了這麼久的產品，為什麼你連一篇會議紀要都寫不好！
你是否收到過這樣的郵件，標題：20190216，點開看竟然是X專案的紀要，密密麻麻的一堆文字。這時候，你的第一反應是什麼？頭痛，關掉！然後郵件就沉了。要是發出紀要的是你，這結果是你想要的嗎？答案是否定的。關於如何寫會議紀要，身邊的人基本的回答是：我知道，先寫什麼、然後、最後，balabala。為什麼這樣寫？嗯............，沒想過。
知其然不知其所以然，就好比玩狼人殺，知道自己死了，卻不知道為什麼，冤～啊～這，當然不是一個產品人嚴謹的作風。因此，對於這個問題，我先來拋個磚，期待大家的好玉。為節省大家的時間，先給出整體的思路，本篇重點在理論篇。
思維框架
一、概念：資訊場、資訊勢、資訊合力
寫會議紀要，是我們日常工作中，再平常不過的一項工作了。如果說，寫會議紀要寫得最多的人，那當然是老闆的祕書了，老闆開會越多，紀要越多。祕書（secretary），受僱為上級處理通訊及日常事務和雜務的人--百度百科。為啥要拿這個祕書的定義來說，其實我想讓大家關注一個關鍵詞：處理通訊。作為團隊的管理者，每天需要各種會議將資訊傳達、探討，形成共識。為了深入理解開會這個行為，我在這裡提出兩個概念：資訊場和資訊合力。
為方便大家理解，繪製醜圖如下，一句話概括：在有資訊傳遞的場景下，每個人都在都有一個合力，每個人的合力融合成團隊的合力。（概念有點抽象，可略讀）
概念圖解
1、資訊場
資訊場，是資訊單元的聚合場，有高密度、流通快的特點。社會是一個巨大的資訊場，人與人之間時時刻刻都在發生連線，而產生連線的介質在抽象化層面就是資訊單元。從微觀上看，每個資訊單體在場中看著像是在做無規則的布朗運動。從巨集觀來看，這個社會其實是由一個又一個大小的資訊場聚合而成的，每個人在場中交換特定的資訊單元。
2、資訊勢
資訊之所以能夠流動，當然有一個力量在推動，而這個力量就是資訊勢，即為：合力之間的資訊力差。舉個通俗的例子：在公司這個資訊場中，公司為了掙錢（資訊合力1），老闆為了完成追求更好的生活（資訊合力2），新員工為了學到更多的技能（資訊合力3）。三個合力之間，其實就會有資訊力差，所以會在公司這個資訊場中，頻繁地交換資訊單元。
3、資訊合力
資訊合力，無序資訊單元聚合在一起的結果。通俗理解即為我們的共同目標。我為什麼寫文章，我的資訊合力是通過輸出想法、收集想法，完成閉環，以變成更好、更完整的自己。你呢？
可以說人類的一些聚合形態，其目的是為了建立一個資訊場，讓每個團隊的成員根據自己的合力，輸出資訊單元，最終達成大的合力。
二、開會的本質
理解了資訊場的概念之後，我們再來看看開會這種具象化的聚合形態。作為一個會議記錄者，是否清楚地知道，到底什麼樣的會才是一個好的會議？可能很多人都會先問出一個問題：為什麼要開會？不開行不行，比如說打電話、發郵件等。當然，這個得根據具體問題具體分析了，如果說形成合力的過程，通過非會議的形式的時間效率更高，那開會不是一個最佳的方式，所以開會的本質，我理解有如下兩點：
1、提升資訊單元流通的效率。
產品工作當中，有跟業務、老闆、設計師、開發、測試等多種角色溝通，如果資訊流是：A--產品，產品--B&C&D。有這種並集等關係等話，還是考慮用開會的形式，提升流通效率。
2、達成資訊的合力。
筆者認為，沒有達成資訊合力的會議，都不是一個好的會議。所以你可以看看，開會前是否會議都會有一個資訊合力的目標預期，如果沒有，可以建議會議發起者進行明確。
三、會議的型別
做會議紀要者，經常會為兩個事情發愁：第一，會上資訊太多，不知道記錄什麼？第二、編寫紀要，記錄了很多卻往往想不起領導說的那個關鍵資訊。這時候，搞清楚會議的型別就比較重要的，筆者稱之為場景化的前置思考。從資訊場的概念上來看，可以分為三大類：1、傳遞已經形成的資訊合力；2、通過探討，形成新的資訊合力。3、前兩者兼有。為通俗理解，下面舉下具體的案例。
型別舉例
四、紀要者的道
明確了開會的本質和會議型別之後，你可能要問了，到底該怎麼做，才能寫好一篇紀要啊？來，這裡就講講一個寫紀要者的內功心法：
1、明白自身使命
能清晰傳達資訊合力。正如前面所講，會議就是一個資訊場，目標就是為了更好地達成資訊合力。所以對於紀要者自身，是要把合力內容簡單、清晰地表述出來。合力是什麼？分力由誰出？
2、懂紀要面向人群
紀要最終的呈現狀態為：郵件、文件，以將流動的資訊單元完成固化。作為紀要者，需要清楚地知道，紀要是給誰看的？給整個團隊、給領導，還是給執行者看，寫法是有側重點的。對於給未參會者來說，也是有差異的。具體在第五部分講到。
五、紀要者的術
術即為執行落的辦法了，區分兩個場景：記會議內容和寫出來。
1、記錄會議內容
1.1 清楚會議目的
好的會議都是有會議預期的，建議大家提前搞清楚。
1.2 記錄的側重點
通知類和討論類的記錄側重點不一樣。通知側重於記錄合力的重點，是否需要與會者出力，時間計劃有要求麼？還是僅僅在瞭解層面。討論類需要多一部分是在記錄有價值的資訊單元。所以在開會的過程中，有意識地去找這些資訊。
1.3 記錄的工具
記錄的框架清晰後，還需要高效的工具，這樣可以節省每一次記錄的時間和不錯過下一次有價值的資訊單元。
建議：提前準備好記錄框架，包括合力部分和記錄資訊單元部分。工具最好能夠支援快速結構化內容和具備良好的修改能力，比如增刪
比如可以用Xmind記錄
2、寫紀要
優質的紀要對於讀者來說就是：單位時間內能夠獲得更多所需要的資訊單元。可以分為兩部分衡量：可讀性好和內容框架好。可讀性好是側重在：排版、資訊傳遞高效，這就不展開了。下面說下內容框架是怎麼回事：
內容框架，分為資訊合力部分和個人出力部分，即可。另外的方面是：區分閱讀人群。通俗解釋是：見人說人話，見鬼說鬼話。對人來說，要是你鬼話連篇，人就不愛聽拉，下面稍微列下：
2.1 給整個團隊
達成的資訊合力是什麼，不同人需要出力的點是
2.2 給領導的
達成的合力是什麼？形成的過程是啥？有需要領導給出意見或支援嗎？
2.3 給執行者
達成的資訊合力是什麼？你需要出力的點及時間計劃
對大部分人來說，寫會議紀要僅僅是工作當中很小的一部分，但其中能夠看出一個人的職業化水平。筆者結合自身所見所想，從資訊場的概念切入，逐步分析開會的本質、紀要者應該具備的思考模型和執行方法。希望對你有一些小幫助、小啟發。
以上，就是我丟擲來的磚，歡迎找我來一起分享你的好玉～
作者：15年畢業於華南理工大學，有運營和產品經歷，現負責金融大資料產品：個性化推薦、意圖搜尋，AI智慧客服。個人微信公眾號：大雄背起行囊。