郵件得不到回覆？這7個郵件使用的坑，你一定不要踩！
“為什麼我投的簡歷，總是收不到回覆呢？” “親，我的郵件你好像還沒回復哦~”“啊，你發郵件了？” .......
這些問題，你可能或多或少都會遇到，究其原因，則在於對於 郵件的使用不當 造成的。
由於學生時代用郵件不多，也沒有太過於規範郵件的使用，等到上班或求職工作時，常因郵件的使用不恰當，而出現 效率低下 等的問題。
資訊高速流通的今天，郵件已經成為上班族，甚至是每個人必備的 溝通工具 。一封郵件，直接代表了你或者你所在公司的形象。如何使用好一封郵件，已經成為職場的 必備技能 之一。
想要更好的使用郵件進行溝通，這 7個郵件使用的大坑 一定不要踩。
01
避免使用QQ郵箱
曾經聽過一位做HR的朋友跟我說，他每天都能收到一堆求職郵件，首先篩除掉的就是使用 QQ郵箱 的人。
“為什麼，不能這麼歧視QQ郵箱呀”，這應該是大多數人心裡的疑問。
首先，我們需要搞清楚，郵件註冊名和對外展示名（別人看到的名字）的區別。
如果你是使用的qq郵箱發郵件，那麼對完展示的郵件名，就是你 QQ的暱稱 。而96%的人qq暱稱，都不是本人名字，非主流，傷感等各種奇怪的名字。
試想一下，HR每天收到無數的郵件，看到這種奇怪的不規範的名字，直接印象就是你這個人 不嚴謹 ，在那麼多郵件中，你覺得還會看你的“殺馬特“郵件 ” 嗎？
不僅僅是HR，給其他人發郵件也是一樣，所以花點時間註冊一個正式的郵箱吧， 避免使用QQ郵箱。
02
郵箱名字很重要
註冊郵箱時，到底怎麼命名才好呢？
註冊新郵箱時，一般會提供 三種 註冊方式。
就拿 網易郵箱 來談，很多人為了註冊的省力，會直接使用手機號進行郵箱註冊，你可以自主命名對外展示名，卻沒辦法改變郵箱的註冊名，你的註冊名將是一長串的數字。
試想一下，別人給你發郵件時，需先記住你郵箱的長數字，才能準確的給你發郵件。這樣不僅麻煩，而且你的辨識度也很低，嚴謹度不足。
建議使用 字母郵箱 註冊等方式，你可以使用自己的 名字拼音 縮寫，或 英文名字+姓氏拼音 的方式，讓他人一眼認出你是誰。
對外展示的名字，可以直接使用自己名字，或英文名字。如果是工作崗位的溝通，還可以加上 公司的名字 等。方便辨認，體現專業。比如：TOOLS-李大穎
03
郵件正文：五W原則
問一個問題，當你看到這樣的郵件時，你會認真看下去嗎？
關於寫郵件，其實大有講究。試想一下，你是 收郵件 的人，是不是希望能儘快捕捉到重要資訊，而不是看長篇的“廢話”，有些人寫郵件，為了體現自己的“真誠”，原本20個字就能表達清楚的事，非要寫上200字。結果就是： 收件人很難捕捉資訊。
（所以，你要表達什麼？招聘？）
建議寫郵件以 簡明扼要 為主，儘量控制在200字之內（特殊情況除外），少用形容詞。
你可以採用比較通行的 5w法則 進行寫作。
（只是簡單舉個例子）
即：who,when,what,where,why(背景）。把你郵件的目的或者是請求收件人做的事情，最好使用一句話在 開頭 寫出來，這樣能更快的便於對方捕捉資訊。也能體現你的專業度。
04
郵件命名要正確 Bluf原則
在對方的郵件列表中，你的對外展示名字（郵箱名）和郵件名字是最直觀的資訊。
除了有一個直觀的郵箱名，你還需要一個能直接表達郵件內容的 檔名 。好的郵件命名可以直接提升開啟率和對方的處理速度。
你可以參考軍隊的行事方式，在郵件命名中採用 Bluf原則（Bottom line up front) ,即把最重要的行動，結論和指示，放在最前面。
舉個例子，比如你寫了一個請求領導批准某某活動經費的郵件，是不是可以命名為“ 請求：批准某某活動經費 ”。
在一些很緊急或者重要的事情上，也可以採用【】進行強調，如【重要通知】中秋不放假說明。一些比較大的企業在這點都做的錯哦！
05
附件的使用 彰顯細節
附件的命名看似是小事，其實最能彰顯你個人的形象。
試想下，當你接收到一封帶有很多附件的檔案時，第一反應是什麼？
附件的使用需要注意到三個小點。
1.保證對方能知道附件的主要內容，無論在什麼裝置上檢視郵件。
手機越來越普及，有時我們需要在手機上檢視郵件，當附件中有一些比較複雜的格式，或者檔案比較大時，手機無法檢視，很是耽誤事情。
因此我們需要在郵件正文，對於一些必要的附件，進行 截圖說明 或 文字說明 等，方便對方檢視和捕捉資訊。當然這點在電腦上也適用。
2.如果是一些容易產生錯亂（錯版）的檔案，建議多上傳一份PDF格式。
比如當你給對方發郵件附上的是PPT，WORD等檔案，對方在使用不準確的裝置檢視時，會出現錯版現象，因此最好附上一個PDF格式。（比如你的PPT是使用powerpoint,對方使用WPS開啟就會錯版）
3.合理的對附加進行命名， 千萬別出現新建文字之類的名字
附件命名簡單明瞭就行，如果你是一個設計師，由於給客戶設計需要不斷修改，建議可以以“ 檔名稱+日期+V1.0 "之類進行命名，可以防止客戶在下載儲存時搞混檔案。
06
收件人/抄送/密送別搞錯
一個郵件準備好之後，最後一步填寫收件人，抄送人等相關資訊，切記不要出錯。
收件人，是指直接郵件的回覆方，或執行方之類的直接相關人員。
抄送人，則是對事情具備有知情權的人，需要知道或者參與到事件中的人物。
密送，則是一種不太常用的方式。
舉個例子，比如你發一個郵件給A，抄送了B，同時密送了C，AB都知道彼此收到了郵件，卻不知道C也收到了郵件。C則知道所有信息，包括能看到AB收到了郵件。密送一定要謹慎使用哦~
收件人，抄送人，密送如果搞混，後果可是很嚴重的哦~
另外在傳送前，一定要確認下自己發的對不對，如果你不知道該發給誰，抄給誰，最好問下身邊的同事。
07
在合適的時間發郵件
沒有人會喜歡在休息日收到工作相關的郵件，因此在郵件傳送時間上，一定要 避開休息日 。
如果情況實在特殊，傳送郵件後，一定要給收件人去個電話或發微信之類告知，防止郵件回覆不及時。
最後
總結一下，發郵件要注意7個小點：
1.避免使用QQ郵箱 2.郵箱名字很重要 3.郵件正文：五W原則 4.郵件命名要正確 5.附件的使用原則 彰顯細節 6,收件人，抄送，密送別搞錯 7.在合適的時間發郵件
其實還有一個小點，大穎今天沒寫， 郵件的簽名 也是一個很值得注意的點，用的好，能直接提升我們的品牌度。如果大家感興趣我可以之後為大家寫一篇文章，如何用好郵件的簽名，怎麼設定一個優秀的簽名，簽名使用的注意事項等之類內容哦，如果你想看，記得點個贊哦~
祝願你都能寫出完美的”郵件“，提升效率！其實郵件管理也是個大問題，相信你應該每天都會收到超級多的郵件，有些重要有些是垃圾郵件，那如何對他們實現高效管理呢~
如果大家感興趣，我在之後會分享我的經驗給你。
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