如何一週幹完別人一個月才能幹完的活？
編者按： 本文來自 ofollow,noindex">WPS⁺雲辦公，一款支援多人協作的線上 Office 。作為一款旨在幫大家提高效率的辦公神器， WPS⁺雲辦公 在本文中分享瞭如何確保你一週內完成的工作比別人一個月還多，希望對大家有所啟發。
對於如何在更短的時間內完成更多工作，並沒有一個單一的最佳方法，但是你可以通過遵循一套有效的習慣和工作系統來做到這一點。
在更短的時間內完成更多的工作，意味著你要知道該做什麼、什麼時候做以及如何在儘可能短的時間內完成工作，從而最大限度地利用你每天有限的時間。 它意味著選擇與你的工作目標戰略性地一致的任務。 它的關鍵是輸入和輸出的比率。
你要做的所有事情真的都非常緊急嗎？
你今天能做的能讓你在最短時間內接近你的工作目標的最重要事情是什麼？ 想象一下選擇做緊急但不重要的任務、而非專注於真正重要的任務的後果是什麼。
掌握時間的祕訣是系統地專注於重要的事情，而不是緊急的事情。 緊急會扼殺效率和生產力。 緊急但不重要的任務是讓人分心的是主要因素。
1954年，美國前總統艾森豪威爾曾這樣說過：“我面臨的問題只有兩種：緊急的問題和重要的問題。緊急的問題不重要，重要的問題從來都不緊急。”
對許多人來說，把重要的任務和緊急的任務分開都是一個大問題。 緊急的事不重要，重要的事也從來都不緊急。 緊急任務使我們處於不斷回覆的狀態。他們都是讓人分心的干擾因素。 重要的工作是我們已經計劃好的任務，這些任務有助於推動目標的實現。
我們的大腦很容易被緊急的事情所吸引，所以我們通常會選擇“客觀上更糟糕的選項而不是更好的（重要的）選項。
為了讓時間最大化、做更專注的工作，你需要不斷質疑你的選擇，並培養這樣一種能力：謹防被外界紛繁而至的緊急要求砸得暈頭轉向。
當一項並非在你計劃列表上的任務突然落到你身上時，要問自己這樣一個問題：“這項任務真的重要嗎？”
然後不僅要考慮如何處理它，還要考慮什麼時候才是處理它的最佳時機。
你的任務列表上都有哪些任務？
當你每天試圖處理太多的任務時，你就會不知所措，能完成的任務和達成的目標也就越少。 當每件事都很重要的時候，你會被誘惑同時處理多個優先事項，而你的效率在這個過程中會受到影響。
對任務的優先順序進行排序是非常有益和必要的。早上是一個人在一天中思維最活躍的時候，所以可以將最重要的事情作為早晨要做第一件事。
當你要做的事情太多的時候，後退一步，認清自己的匆忙心態及其後果。 不要急著同時完成這些事情，要先問問自己：“這件事真的重要嗎？” 然後不僅要考慮如何處理它，還要考慮什麼時候才是處理它的最佳時機。
最終，目標應該是不斷質疑你的選擇，並培養出這樣一種能力：識別那些只會讓你從真正重要的工作中分心的任務的能力。
停止在讓你分心的事情上浪費時間
訊息通知、噪音、社交媒體、有人敲你的門、時不時檢視電子郵件等，所有這些都會打斷你的心流狀態。
它們會擾亂你的注意力，讓你不得不重新開始。
當你的注意力從一項工作任務中轉移到其它地方之後，你需要花很長時間（通常需要25分鐘左右的時間）才能適應並重新迴歸到這項工作任務中。
當你把時間浪費在讓你分心的事情上時，你的生命將會不斷縮減。
成功人士會確定工作的優先順序，他們會專注於真正重要的工作。為了完成真正重要的任務，他們會切斷與其他事情的聯絡。
小心那些偽裝成工作的容易浪費你時間的事情；當你應該專注於你的高價值工作時，卻在與同事進行過長時間的討論，召開過長時間的會議，把別人的工作當作緊急事件來處理。
控制好你的時間，並開始合理分配你的時間。 你可以從回顧你的日程安排開始。 花一段時間來持續跟蹤你每天的工作安排，從而弄清楚你的時間具體都花在哪裡了。會議、電話、電子郵件、通知、閒聊以及其他許多讓你分心的事情都在不斷分散你的注意力。
做好每天的時間安排，提前安排好一切。 制定一個計劃，知道每天發生了什麼。 這能幫你弄清楚你是如何利用時間的。 注意你的時間都浪費在哪裡了，然後整理你的日程安排。
停止忙碌地工作
忙碌並不一定意味著高效。 繁忙的工作讓你感覺自己在工作過程中行動迅速、效率很高。但在實際效果上並非如此。
如果你花點時間衡量你的工作，你會驚訝於你做的真正有價值的工作是多麼少。
BBC的奧利弗·伯克曼曾這樣寫道：“當你很忙的時候，你更有可能做出糟糕的時間管理選擇：承擔一些你無法承擔的責任，或者把瑣碎的事情排在重要的事情之前。這樣一來，一個惡性迴圈開始了：你的忙碌感讓你比以前更忙。”
如果你以回覆郵件開始你的一天。你可能會陷入回答問題、回覆每封電子郵件、推動他人行動的過程中。 要以一種積極主動的模式對待郵件。不要陷入被動模式中。
《火花:如何引導自己和他人取得更大的成功》一書的作者安吉•摩根曾這樣說道:“我們大多數人對於忙碌都沒有問題，但我們經常忙於錯誤的事情。”你可以將每天朝九晚五的時間都用於發郵件，但這並不能推動你實現目標，也不能讓你朝著更長遠、更大的目標前進。當人們說：“我很忙”時，實際的意思是：“我是一個糟糕的計劃者。”或者：“我不知道如何進行工作的優先順序排序或委派授權。”
從眾多工作中做出艱難的選擇，確定你而言優先順序最高的那項工作，並優先處理這項工作，而不是處理緊急任務。
你的時間是有限的。什麼都做並不是明智的做法。
一個簡單的系統可以改變你的工作方式
在頭一天晚上，針對你在接下來的一天想要實現的目標，制定一個明確的規劃。 把這個目標形象化，並把它寫進你的日程表裡，可以讓這個目標在每天早上一開始時就能更自然地發生，而不會浪費時間。
今天計劃明天是一個非常有益的強大習慣，它能夠改變每一天。 這是一個可以完全改變你工作方式的系統
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在一天結束之前，確定並寫下你明天需要採取的能幫助你更接近你的工作目標的行動。
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每天早上開始工作後，集中精力爭取在中午前就完成你昨晚列的行動清單。
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按這個方法去改善和不斷重複，日復一日，月復一月，年復一年。
如果養成了這個習慣，你的效率將會得到成倍提升。
採用1-3-5方法來建立和管理你每天的行動清單：
在任何一天中，假設你只能完成一件大事、三件中等的事情和五件小事，然後把你的待辦事項清單縮小為這九件事。 這意味著你每天的日程表將包含以下內容：
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一項非常重要的任務。
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三項中等重要的任務。
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五項小任務。
每天的優先順序列表為你提供了一個很好的路線圖，這樣你就不會感到不知所措，也不用浪費時間去思考需要做什麼。
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