如何簡單快速的將紙質檔案掃描成可編輯格式?
【PConline 解決方案】日常辦公中，最煩的事莫過於要將已經掃描成PDF的檔案，進行二次修改。說它煩，是因為PDF檔案很難進行編輯。儘管，我們可以在網上下載免費的“PDF轉Word”軟體，但用過你會發現，轉化後的檔案有的會通篇亂碼，有的格式則變得‘七扭八歪’。更重要的是，你可能在不經意間，就洩露了公司的商業機密。對於日常處理檔案量較大的企業使用者而言，不僅耗費大量的人力和時間成本，更有給企業帶來經濟損失的風險。
我們說，將PDF轉換成Word的過程，其實就是對PDF檔案內容的解析和識別處理過程。良好的處理過程，往往能夠確保最終轉換出來的Word檔案內容更加完整，至少不會出現亂碼、空白、文字錯亂等問題。
免費雖好，卻並不得心應手
目前，我們在使用網上那些免費的轉換軟體時，經常會遇到這些問題。首先，就是不知道該選哪一款轉換軟體好。首先，很多使用者壓根不知道該選哪一款轉換軟體才好，要知道一份正常的檔案，用不同軟體轉出來的效果也是不同的。你要如何選擇？
其此，就是轉換過程中會出現的問題，例如轉換後的文件都是圖片，或是亂碼，不論哪種情形，你都無法進行下一步的再編輯操作。
再者，那些免費的線上轉換軟體，在轉換過程中我們的資訊是否會被有意或無意的洩露？尤其是企業使用者，一旦公司的商業機密檔案遭到洩露，其後果恐怕將難以計數。
此外，你還可能遇到花費大量時間轉換的檔案根本無法開啟。如果遇到上述種種問題，你該怎麼辦？ 其實，問題的關鍵在於前期“掃描”這一步！
或許正是看到了企業使用者這一實際應用需求， 柯尼卡美能達推出了企業級掃描捕獲解決方案eCopy ShareScan，將業務程式擴充套件至任何裝置，向任何業務應用傳送資訊 。為企業使用者帶來高效的數字化協作辦公體驗。
該套解決方案，能夠為企業使用者提供高效且準確的方法，將紙質檔案轉換成各種可編輯的格式，例如Word、Excel、PowerPoint等等，並將掃描所得檔案進行傳送、保護以及隨時隨地進行共享，還可快速的轉接至Microsoft SharePoint、E-mail和雲端等處。
當我們處理紙質或數字檔案時，有三個關鍵要素決定了捕獲和工作流的成敗與否，即安全性、可靠性和生產力。當我們使用輸入裝置捕獲資訊時，不會在無意中洩露機密資訊給他人，當然更不會妨礙員工完成工作；其可靠性則體現在可以自動捕獲工作流中的檔案，減少流程中例如人為輸入錯誤等潛在故障點；而一款功能強大的捕獲系統，不僅能在適當的時間為使用者提供合適的選擇，還要能為流程提速。
有了eCopy ShareScan，掃描大不一樣
現在，我們來看看柯尼卡美能達的eCopy ShareScan方案，可以幫我們做些什麼？首先，使用者可以在掃描過程中輸入與個人資訊相關的關鍵字，且根據這些關鍵字自動建立目錄並歸檔，出於對資訊保安的考慮，使用者必須以認證身份登入，自動將掃描文件與使用者資訊繫結。對企業來說，高效的數字化辦公很重要，但前提是要建立在安全的基礎之上。該方案，為使用者規避無意洩密風險的同時，還可以保證工作流的順暢。
與此同時，為了減少人工查詢以及手動輸入的繁瑣操作，該方案還為使用者提供了自動填寫完整表單功能。如何實現呢？首先，eCopy ShareScan從資料庫檢索使用者輸入和資訊，當作為工作流的一部分使用時，生成的文件將是一個表單，將來自資料庫檢索過程的資料新增到使用者掃描過的任何頁面中。之後，建立一個模板，其目的是要將提取資料的欄位區域，用於在最終的文件產品中插入資料，且能夠在掃描過程中輸入，也可以與資料庫中的許多其他欄位值一起提取。
不知你知否也遇到過這樣的情況，尤其是那些工作重複性高且比較繁瑣的部門，要將掃描得到的檔案一個個發往不同收件人那裡，是件費時費力且很瑣碎的事情。為了避免重負掃描，該方案可以幫助使用者同時傳送至多目的地，提高效率的同時節約成本。我們只需在多功能一體機上將紙質檔案掃描成電子文件，eCopy ShareScan便會根據設定對檔案進行相應處理，同時傳送到布標資料夾和個人郵箱。
此外，由於每一位員工的工作流程與文件處理需求都不一樣，因此，管理員無法為每一個人定製他們的掃描工作流程。針對這個問題，eCopy ShareScan也有辦法幫我們解決，使用者可自定義工作流，實現“個性化”。終端使用者通過賬戶登入後，可以通過“掃描屬性設定”、“圖示設定”、“檔案命名”和“目標資料夾”四個模組，建立適合自己的業務流，而無需經過管理員進行操作。一方面，終端使用者靈活度更高，另一方面，也大幅減少了管理員的工作，一箭雙鵰。
相信憑藉柯尼卡美能達為使用者提供的企業級掃描捕獲解決方案eCopy ShareScan，可以為企業的日常文印、掃描、歸檔等工作，提供更靈活、便捷且安全的多重保障，大幅提升員工的工作效率，為企業帶來高效的數字化辦公體驗，創造更多價值。