為什麼我選擇把任務放到「明天做」：《不抱怨時間》讀書筆記
編注：「今日事，今日畢」「明日復明日，明日何其多」。在追求效率的當下，這篇起名「明天做」的文章顯得非常獨特。閱讀後，我發現「明天做」絕非拖延，而是另一種高效的任務規劃方式。
本文作者有 2 年紙筆筆記經驗，記錄了 4 本手帳，對於任務管理有著自己獨到的見解。她喜歡手賬，也認為用筆記的形式做任務管理有著效率 App 無法代替的優勢。她認為用筆記本做任務管理，不能照搬 GTD 方法論，本文呈現了她對 GTD 和明天做兩種思維方式的思考，以及將《不抱怨時間》一書的思維方式融入任務管理的實踐。
從子彈筆記說起
每個人都有自己的一套任務管理方式，我使用過任務管理 App 一段時間，嘗試過 RememberTheMilk 、滴答清單以及 Todoist；後來陸陸續續花了兩年時間在手賬本上實踐子彈筆記系統，今年初，我開始使用 Bear 進行寫作，便將子彈筆記一起搬移到這個平臺來。
無視工具的變化，本質上我一直在做任務管理這件事，嘗試了兩種方式：
- 使用任務管理 App
- 使用筆記的形式
我的心得是用筆記本做任務管理有其獨特的優勢：
- 上手更快，啟動更快
- 記錄任務執行過程和細節，方便回顧總結
- 方便新增效率型圖表，組織顯示多樣資訊
- 儲存完整鮮活的一天， 心情、想法、食物、遇見的人，記錄一切
但是，作為手賬筆記系統中條理性的代表，子彈筆記沒有提出新的任務管理思想，它實際上沿用的還是 GTD。GTD 有兩個方向，以專案維度向下分解：願景……長期-中期……目標-專案-任務，以時間維度向右分解：十年-五年…… 年度-月-周-日，交叉形成當下焦點也就是下一步行動清單，作為執行的開始 。任務管理 App 可以自動實現這種交叉，例如 OnimiFocus 的透視功能，大多數清單 App 的智慧清單和過濾功能，而在筆記本上實現這種交叉，則需要反覆的抄寫，在子彈筆記上這個過程叫做「SETUP」。
我的 SetUp 過程是這樣：年初建立索引、全年日曆、年度目標清單、季度清單、讀書清單等，每個月初建立月日曆表、月清單，每週日建立下週清單；每次 SetUp，包括手繪建立版面和抄寫目標任務內容。一個任務從年清單抄到月清單，再抄到周清單， 這種反覆抄寫用「在每一次的書寫中，跟自己的目標保持更緊密的聯絡，增加行動的動力」來解釋只是自我安慰，實際過程令人煩悶 。恐怕這正是很多APP工具擁護者跟手帳愛好者不可調和的矛盾。
從實踐 GTD 的角度來說，用紙筆或者電子筆記軟體不及任務管理 App 效率高是事實。但是，上文已經提到筆記有著任務管理 App 不能代替的優勢，而我無法捨棄筆記做任務管理的原因是我喜歡那種「 一張紙完整呈現出當天的任務和生活」的感覺 ，
所以我開始向自己提出新的問題：找到適合用筆記來實踐的任務管理方法。
DIT 任務管理系統
偶然我讀到英國時間管理專家馬克·福克斯的《不抱怨時間：誰說重要事不能明天做》，書中提出一種與眾不同的時間管理方法：明天做（Do It Tomorrow，為了行文的簡潔，後面簡稱為 DIT），提出「沒有什麼事是不能明天做的」。而 DIT 任務管理系統的實踐方式只是一張清單而已，正正切中了我的需求。
DIT 任務管理系統的核心任務管理思想有以下三點：
- 封閉式清單
- 少量多次
- 明天才做
封閉式清單
封閉式清單是指在清單結尾劃一條線，代表不再增加新條目，檢核表就是一種典型的封閉清單。如果我們使用封閉式清單來做每日清單，意味著這份每日清單上的任務數量是固定的，早上是 10 個，晚上還是 10 個。一邊做一邊往清單上新增新的任務，這樣處理的清單就是封閉式清單的對立面：開放式清單。
封閉式清單是任務數量固定的清單，執行順序是對你來說最自然的順序，執行的結果是徹底完成。後面提到的 DIT 每日清單正是一張封閉式清單。
少量多次
少量多次原則是指每次只需做少量工作，分多次來完成，它會讓大腦釋放出更大的能量，發揮出更高的效率。
作者用自己寫作的例子來解釋：
當我第一次掌握了快速完成文稿的技巧以後，我的第一稿通常只有幾個字，而第二稿會增加一些內容，我會不停地修改，直到得到理想的文稿。
每天需要做多少工作才能夠推進你的計劃呢？答案是你只需要「做點事」，只要你堅持，一天做多少工作並不重要，但如果什麼都不做，計劃終究會泡湯。
明天做原則
明天做原則有三個要點：
- 只有今天和明天兩個時間維度
- 今天只記錄不行動
- 明天就開始做第一步
真正的每日清單
實踐 GTD 時，我們通常會建立年-季度-季度-月-周-日等多種時間維度的清單，這些清單層層向下分解，保證瞭如果我們能完美完成每日任務，就可以實現長期目標。而 DIT 系統裡只有一份今日清單，表示我們當天應該完成的任務， 當天新接收到的任務資訊，例如團隊的任務、個人日程、個人的想法等，會變成第二天的清單內容。在 DIT 系統裡，任務要麼是今天應該做的，要麼是明天應該做的，而不會是後天要做的、未來某一天要做的。
仔細想想，我們在任務管理工具 App 看到的每日清單背後的意義究竟是什麼？是我們在過去的時間，可能是三天前、一週前、一個月前為今天安排的全部任務。到了今天如果你不完成今日清單上的任務，就要承擔無法完成整個任務鏈條的風險，因為在過去我們也同時為明天、後天都安排了任務， 你的日曆表看似是空白的，實際上填滿了各種計劃任務 ，這也是為什麼拖延在 GTD 系統裡會成為一個問題，因為一旦拖延，你沒有多餘的時間追趕上進度；拖延越多，目標越無法完成，拖延超過限度，系統崩潰。DIT 的今日清單則真實地反映了我們在當下應該做的任務，將我們從龐大的計劃中解脫出來。
為什麼今天不行動
在 GTD 裡有個 2 分鐘處理原則，實際表達的是如果是很快很簡單的事務，順手就做完，不必等到進入下一步行動清單後再去做。有很多人會建立一份專門放置這類任務的清單，利用碎片時間去執行，甚至在手機上建立按照地點的自動提醒。這種方式與其說是充分利用時間，不如說是增加焦慮，即讓自己時時處於執行任務的狀態。
而在 DIT 系統裡，明天做應該成為一種預設選項，我自己的理解是為了「沉澱」。 一是沉澱出數量： 以前我覺得養成記賬的習慣很難，因為花一次錢就要拿出手機記一次賬，一天下來反反覆覆；現在我的方式是花錢的時候什麼也不想，第二天再根據簡訊、支付寶、微信的支出記錄完整記錄前一天的賬單，五分鐘搞定。因為這時候支出的數量已經固定，就可以批量處理，效率奇快。 二是沉澱出質量： 例如我上次在知乎搜尋到資料，看到標題「周筆暢的臉整了哪裡」的文章，當時有八卦的慾望就出來了，但我只是記錄下來，等到第二天，刪除這一條目。
徹底將計劃任務跟新接收的任務分隔開來，才能夠讓你的精力完全放在完成今天的任務上，你再沒有藉口偏離今天的任務。
明天就開始做第一步
把一隻大象放進冰箱幾步？開啟冰箱門——把大象放進去——關上冰箱，第一步是開啟冰箱門。任何事情都是有步驟的，執行任何任務都首先從第一步開始。DIT 原則強調第二天要開始處理前一天接收的全部任務，如果是複雜的任務，就先做第一步，第三天做第二步，第四天做第三步，直至任務徹底完成。
舉個我自己的例子，對「跟朋友一起去旅遊」這件事，以前我會放進「未來清單」裡，打算到有了假期時再執行，但往往到了自己有假期的時候，朋友卻沒假期或者已經安排了其他的事務，結果只能達成一個一起旅遊的意願，然後等待下一次。如果是用 DIT 原則來處理就不一樣了，第二天我就會詢問朋友有否這個意願，沒意願，OK，這個任務徹底刪除，不需要放到任何清單裡儲存；如果有，第二天開始確定時間地點，第三天制定旅遊攻略，第四天預訂酒店購買車票……直到出發。
有時我們會使用每天完成任務的數量來衡量自己的效率，但任務的數量其實是由任務的性質和難度決定的，例如寫作，你很難一天寫 2 篇文章，但如果是做家務，你可以一天完成十幾個清潔整理任務，任務數量並不能真實反映我們投入的努力。 另一個衡量效率的方法是觀察自己的一個念頭產生到實現要花多久的時間 ，如果需要很久，那麼你的生活可能是平淡的，因為一直在記錄、在等待，而不是及時驗證及時行動，生活自然很難見到變化。
總結 DIT 任務管理系統的好處
- 減少大腦認知，任務只有今天和明天兩個時間維度
- 保持當天的專注
- 加快推進專案
DIT 清單結構
- 當前要務
- 有效任務清單
- 工作日誌
當前要務是指每天做的第一件事，而且每天都要做。我將其理解為當前需要聚焦的專案，需要每天做得更多、做得更快的專案；如果是用當前要務處理已經拖延很久的任務，那就不要太關注速度，重點放在每天都堅持做一點點上。作者指出以下三個方面最適合設為當前要務：
- 完成積壓的任務，可以理解為已經被拖延了、趕不上進度的任務
- 甄別有缺陷的工作方法，可以理解為為了長期的效率，建立任務管理系統、精力管理系統等
- 啟動並運轉你的工作專案，可以理解為制定一個專案計劃之前的調查、諮詢、思考工作
有效任務清單就是任務清單，是指當天必要完成的任務，任務清單上具體細分的內容可以根據自己的實際需要來確定，我的任務清單上包括 2 個習慣（工作學習和健身）、幾個專案分解出來的任務、 3 個日常事務（擦防晒、記賬、整理桌面檔案）、前一天接收的新任務、之前任務的第 N 個步驟。任務與任務之間無依存關係，一個專案一天只做 1 個步驟，線性地穩步推進，而不是一天做好幾步多線推進。
工作日誌可以理解為 GTD 系統中收件箱的概念，但有三點不同：內容上，因為是筆記的形式，可以像子彈筆記一樣同時記錄任務、想法、生活資訊；處理方法上，收件箱可以在任意時間清空，工作日誌第二天就要處理，收集箱裡的任務可以在當日立即完成，工作日誌上的每一個任務當天（在你完成今日清單之前）都不可以做，就算是 2 分鐘內可以完成的事都不可以做。工作日誌不是在壓抑你做事的慾望，而是希望你能夠完全專注在今日任務上，並且能夠在做完 DIT 每日清單後徹底放鬆自己。
使用 Bear 實踐 DIT 任務管理系統
當然，實踐 DIT 任務管理系統，你可以使用紙筆或者任意一個筆記軟體，例如印象筆記、為知筆記、系統備忘錄等，我選擇的是 Bear，有幾個功能令到它在實踐 DIT 系統時更為便利：支援 Markdown 、重複筆記功能、完成待辦清單的標示線、標籤功能、輸入 [[]] 就可以連結筆記，單擊 [[]] 就可以建立以框內文字為標題的筆記。
完整系統清單
- 1 份 Numbers 檔案，內容是人生年表和 100 個人生願望清單
- 1 張系統提醒清單，內容是客觀上有期限的任務和按周按月重複的任務，例如支付賬單、採購食材、交付工作報告日期
- 1 張置頂的 Bear 筆記，就是當天的 DIT 清單
- 6 張 2018 年的目標清單，將生活分成「事業」「健康」「修養」「心靈」「家庭」「金錢」6 個領域，每個領域 1 個年度目標，1 個目標對應 1 張清單
- 2 個 Bear 標籤，1個「DIT 清單」標籤存放每天的 DIT 清單，1 個「目標」標籤存放目標清單
我的 DIT 清單
在一個月的實踐中，我的 DIT 清單進行了迭代，版本 1 基本複製作者的清單，版本 2 的最大變化是我將 6 個年度目標固定在了每天的 DIT 清單裡，因為我認為一年裡最重要的任務就是年度目標，能夠徹底完成年度目標已經是很大的成就。有時在工作日誌上記錄下「學習英語口語」、「嘗試每天體驗 1 件新的事情」這樣的複雜專案，我會去思考這是年度目標所必需的嗎？如果不是，那就放到願望清單裡，作為下一年制定年度目標的參考，今年就不要投入過多關注。
每一天都同時推進 6 個年度目標是不可能的，我的做法是規定自己每天的清單上至少推動 2 - 3 個年度目標，其他年度目標就 ⌃Control - L 變成列表，表示暫停。每天我執行 DIT 今日清單的順序是：當前要務——非年度目標——年度目標。
如何使用 DIT 清單
- 完成當天的 DIT 清單
- 第二天使用 Bear 右鍵複製前一天的清單
- 改寫複製清單的日期，將習慣、日常事務重新設為待辦事項，可以標上數字
- 把年度目標和專案改寫成下一步驟行動任務
- 刪除執行日誌內容，將工作日誌內容剪下放進今日任務區域，每個條目要麼刪除要麼改寫成明確可執行的任務
- 將當天的提醒任務寫進今日任務區域
- 開始執行直至結束
我的收穫
整整齊齊，一列執行完成的任務清單，這意味著我掌控了自己的生活，還有比這更令人高興的事情嗎？
總結一下 DIT 系統給我帶來的好處:
- 更多激勵感，每一天都將自己的年度目標向前推進。
- 更快推動專案，一邊行動一邊具體化專案。
- 更少焦慮，所有事情都在一張清單上。
在實踐 DIT 系統的過程中，我對時間的感知也在發生變化。有時不得不整天呆在外面，無法執行清單，我不再把這看成是拖延、是無法掌控生活，而是一種遺憾：今天沒有機會將目標推進一步。有任務清單的日子不再是一種負擔，而是一個希望一個機會。過去已逝，來者猶可追，開啟當天的 DIT 清單，我完全清楚每一個目標、專案、任務進行到哪裡，無論過去多麼拖延也好，今天是新的一天，決定要不要向前行動完全取決於自己。
結尾
自我管理應該是自由的，無論是從遵循的原則方法，還是實現的形式上來說應該是自由的。每個人面對的情景是獨特的，每個人產生的感受是獨特的，所以每個人的任務管理系統最終都是個性化的。我因為喜歡筆記這種形式，所以持續尋找適合使用筆記實踐的任務管理方法，於是我看到了《不抱怨時間:誰說重要事不能明天做》，並實際踐行明天做的原則，還迭代出屬於自己的 DIT 清單，這種折騰的過程本身就充滿愉悅，何況還帶來了實實在在的好處。就算它不是我最終的任務管理方案，為之付出的時間和精力都是值得的。如果你也對使用筆記來做任務管理感興趣，希望這篇文章給到你啟發，歡迎交流討論。
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