逃離“to-do清單怪圈”：關注優先事項，不要在意時間
編者按：提到時間管理，很多人都不約而同地認為，通過待辦事項清單，並設定各項安排的預計耗費時間，就可以 更好地管理並規劃自己的時間。然而，JotForm公司CEO Aytekin Tank 卻認為，這種方法並不科學。Aytekin稱，大多數人在進行日程安排時，並不能準確地預估並計劃各事項所需的時間。因此，以計劃時間為主的待辦事項清單，無法解決真正的問題。Aytekin認為，真正重要的是，關注優先處理的重要事項，同時找到自己在一天中效率最高的時間段。這篇文章翻譯自Aytekin原創的高效工作系列文章，原標題為Escape the tyranny of the to-do list: how to schedule your priorities, not your time，希望對你有所啟發。
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經營一家公司，每天都會遇到很多事情。其中，不乏比較重要又比較緊急的事情。對此，我們基本上沒有辦法迴避。所以，只有通過更高效地利用自己的時間，從而解決這個問題。
但我相信，我們所瞭解的時間管理方法，都不正確。
從我們小時候開始做家庭作業開始，以及在後期各種興趣愛好的練習當中，我們學習到，時間管理即意味著要根據自己的時間來對日程事項進行排序。
然而，正如著有暢銷書《成功人士的7個習慣》的作者、管理大師史蒂芬·柯維（Stephen Covey）而言， 時間管理的關鍵，是規劃自己的優先事項。
根據某項調查顯示， 只有17%的調查物件 可以正確地預估自己在某事項上所耗費的時間。
這就是所謂的“計劃謬誤”（ The Planning Fallacy ），又稱作“積極性偏差”（Positive bias），導致我們在進行規劃時，會極大地低估我們在每項待辦事項上將要耗費的時間。
比如，我們可能會計劃用3小時來做一個PPT。然而，你僅僅在背景調研環節就用了四個小時。
在加拿大滑鐵盧大學（University of Waterloo）針對積極性偏差展開的一項 調研 中，調研人員在調查物件身上都可以發現計劃謬誤的身影。
這些調查物件在對不同工作事項進行時間預估和安排時，會參照自己在某拿手事項上所耗費的時間，從而出現不同計劃相同時間的安排（當然這些時間包括休息時間、思考時間以及可能出現注意力分散的時間等）。
通常情況下，我們可能根本無法確認，某項工作到底需要多少時間來完成。所以，我們不應該再做預估時間這樣的無用功了。
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在我自己的公司，在做專案規劃時，我們幾乎從來都不設定最後期限。相比於在待辦事項之前的方框中打勾所帶來的滿足感，我們更加關注於怎麼把工作完成得更好。
我們的團隊有足夠的自由，去嘗試不同的想法，探索不同的領域，並且為430萬線上使用者提供最佳的解決方案。而這一切的背後，都聽不到時鐘的嘀嗒嘀嗒聲。
正如美國第34任總統德懷特·艾森豪威爾（Dwight D. Eisenhower）曾經所說：
重要的事情很少是緊急的，緊急的事情很少是重要的。
按照既定的日程行事（當然我們基本上都做不好時間預估），很容易讓人陷入一個怪圈，並嘗試用待辦事項清單來更好地進行日程及時間管理。
在 沒完沒了的待辦事項清單 上不停地打勾，聽起來很有有趣，也會讓人更有動力，但卻很容易找不到重點，忽視本來就很重要的事項。
如果在安排某重要事項時，計劃的時間段太少的話，那這一天的日程安排就可能不科學，從而這一天都可能在與待辦事項上不重要的事項打交道。
我經常提醒自己，我們忽略的事項，通常都是最重要的事項。而這些事項，往往都可以幫助我們在效率管理方面做得更好。
通過不斷地關注重要事項，我們可以達到一種 心流狀態 。
根據著名心理學家米哈里·契克森米哈賴（Mihaly Csikszentmihalyi）所述，心流狀態是一種在專注進行某種行為時所表現出的心理狀態。在此狀態下，人的注意力高度集中，思如泉湧，效率會變得更高，同時還會產生出更多的創意。
然而，在嚴格管理並控制自己時間的前提下，我們卻很難體驗這種心流狀態。
當然，我們也不應該就直接放棄時間管理。
與其藉助待辦事項清單或者錯誤地預估時間段，我們其實可以更好地規劃一天的日程，並實現個人的巔峰效率。
以下三個步驟，教你如何根據自身情況進行具體的實踐，希望對你有所啟發：
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第一步：優先關注的，是重要事項，而非緊急事項
著名個人成長權威人士博恩·崔西（Brian Tracy）曾說：
人生總是不夠時間去完成身邊的每件事情，但總會有時間去完成你認為最重要的事情。
保持你的日程不受時間約束，聽起來有點不可思議，但實際上卻是實現巔峰效率的重要因素之一。不過，在開始管理自己的效率之前，你應該知道哪些事項值得優先關注。
艾森豪威爾清晰地認識到重要事項和緊急事項的區別，並且總結了 一套方法 來進行時間管理。而柯維則將這套方法公開並普及開來，並且為了保持對該套方法提出者的尊重，還將其命名為艾森豪威爾矩陣。
根據艾森豪威爾矩陣，我們可以清晰地區別需要立即關注的事項以及需要花時間的事項。然而，如果錯誤理解並應用的話，可能會反過來阻礙效率。
艾森豪威爾矩陣一共有四個象限。其中，每個象限都代表著不同的事項解決方法。
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第一象限是危機象限。在這個象限中，事項不僅緊急，而且重要。保持關注第一象限，會導致壓力巨大、精力疲憊以及其他的關聯問題。
科維認為，長時間關注第一象限的人，只會在第四象限中找到解脫。因為，第四象限的事項，既不重要，又不緊急。
第三象限的事項，是緊急但不重要的事項。比如，明天即將到期的某個線上問卷調查。在這個象限中，我們會錯誤地把緊急事項當作重要事項，其中的事項也基本上是基於他人的期望或關注點而安排的。在這個象限中，我們會快速地浪費寶貴的時間，因此是極其危險的一個象限。
最後，第二象限的事項，是重要且緊急的事項。據科維所說，“第二象限是高效個人管理的核心。”
真正的高效人士，會留意第一象限，但關注的卻是第二象限。在這種狀態下，我們會關注機會，預防性地進行思考，同時會預留足夠的時間關注於真正重要的事項。
通過艾森豪威爾矩陣來管理任務事項，我們可以理解到每個專案應該投入多少關注，而不是多少時間。正如科維所說，“這部分的挑戰，並不是時間管理，而是自我管理。”
換句話而言，與其計劃在某件事項上投入的時間，不如採取更有效也更有用的方式，認清自己的能力，瞭解怎麼才能高效地完成各項任務。
對我而言，帶領並指導自己的團隊，是重要但不緊急的事項，屬於第二象限。
當我們成立新的、規模為4至5人的 跨部門團隊 時，他們總是會感到困惑，並且不清楚自己的目標。我從中得到的教訓是，如果沒有人帶領他們，他們的工作成績往往都是亂糟糟的，質量也不是最佳的。
然而，如果每週安排一次約15分鐘的例會，聚在一起討論專案，向他們提供必要的指導，並且讓他們意識到他們的工作成績對公司起到的關鍵作用，他們就可以很快地團結在一起，併產生高效的生產力。
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第二步：管理自己的巔峰時段
知道如何辨別關鍵事項後，接下來就可以有戰略性地實現巔峰效率。在這個階段中，你也可以學會更好地控制和管理自身的能量水平。
當手頭上的工作非常順手並且高效工作時，一切的屏障彷彿瞬間都消失了。在這種狀態下，我們高度專注，並且沉迷於自己的工作。這是一種理想狀態。
很顯然，在公司日常運轉過程中，我們無法刻意迴避緊急事項（雖然有時候緊急事項非常單調乏味），但我們可以知道， 什麼時候我們可以保持專注狀態 ，什麼時候又卻是心不在焉的狀態。
在 效率巔峰時段 ，我們會變得更加專注，並且聚焦於解決重要的事項。
在這種情況下，我們通常願意持續不間斷地保持工作狀態，同時也 很少有精疲力盡的感覺 。最大化自己的專注時段，不僅可以增加精力，還可以促進動力。
比如，權威成功學大師戴爾·卡耐基（Dale Carnegie）曾經的一項研究發現，相比於員工專注力都非常差的公司，如果公司裡都是專注力高的員工，那麼其業績表現最多可高出 202% 。
此外，著名職業教練佩內洛普·特倫克（Penelope Trunk） 還建議 ，我們可以把一天的24小時分成兩類時間段，分別用來處理自己喜歡的事情和不喜歡的事情。
這種分割方法，有助於提升個人效率。把自己喜歡的事項當作一種獎勵，在完成不喜歡的事項後來獎勵自己。當然，如果在某事項上出現拖延情況，就直接略過，從而花盡可能多的時間做自己喜歡做的事情，因為它們很可能是屬於第二象限的事項。
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雖然我們無法迴避我們不喜歡的事項，但至少我們可以決定什麼時候來做這些不喜歡做的事項。
實施專案的時間段，在認知表現方面 最多可以產生20%的差異 。有科學研究表明，你之所以在早上10點可以輕鬆地解決某個難題，而在下午3點時卻奮力地掙扎著趕最後期限，是有因可循的。
據暢銷書《全新思維》（A Whole New Mind: Why Right-Brainers Will Rule the Future）一書作者丹尼爾·平克（Daniel Pink）在書中所言，75%的人們在一天中通常會依次經歷 三個階段 ：巔峰時段、低谷時段以及恢復時段，另外25%所經歷的三個階段在順序上有所不同：恢復時段、低谷時段以及巔峰時段。
通過追蹤並瞭解我們在一天中不同時段的表現，我們可以意識到自己的能量水平變化，發現自己的巔峰時段，並在此時段高效地產出。
你可以製作一張表格，並記錄你在全天中的能量水平。同時，還要跟蹤記錄自己的創造力、專注力以及興趣點的變化情況，從而以周為單位，從這些記錄中發現相應的巔峰時段規律。
一旦找到自己的巔峰時段後，你就不要錯失這些寶貴時間，珍惜每一分每一秒，實現高效量產。
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第三步：選擇恰當的戰略
不同的職業角色，也會影響你的工作方式。
根據創業教父保羅·格雷厄姆（Paul Graham）所言，日程可以分為 兩種 ：一種是執行者日程，另一種則是管理者日程。
管理者日程的核心是會議。對管理者而言，其日程形式通常都是點狀式的。在他們的日程表中，你可以看到很多會議日程安排。
編輯或程式設計師等執行者角色，他們通常都是根據管理者的日程安排，儘可能地保持高效狀態。在他們的日程表中，通常都是塊狀式的以小時為單位的日程安排，因為只有這樣他們才能保持專注，並且提供創造性的解決方案。
如果你必須要按管理者日程來行事，但你卻在執行者日程的框架下才能高效產出，那麼根據格雷厄姆的建議，你可以在日常工作中把兩種日程安排方式結合起來。
此外，如果你按管理者日程來行事，卻想讓自己有額外時間，那麼你可以在日程安排中採用 會議間隙方法 。
根據會議間隙方法的描述，在安排會議日程時，如果某項會議日程原計劃為1小時，那麼你在設定會議日程時，應該把這項日程的時間段按原計劃時間的1.5倍來進行規劃，即1小時30分。
這樣的安排，你就有額外時間消化會議內容、回顧會議中遺漏的問題或者就單純地休息。如果間隙時間特別長的話，你還可以解決緊急事項，以免耽誤自己的重要事項。
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在經營自己的公司時，我曾經嘗試著按執行者日程來行事，但後來我發現我應該安排一個混合日程。
每天下午，我都是按管理者日程來安排自己的各項事務，而早上則是按執行者日程來安排的。在早上的時段裡，我會安排塊狀時間段進行 深度思考和工作 。
當然，你還可以嘗試用 達芬奇日程安排法 來規劃自己的事項。達芬奇日程安排法的核心，是將自己的在一天中的深度專注時間分為硬深度時間和軟深度時間。
硬深度時間用來處理較難且極具挑戰的事項，通常把它安排在每週工作日前三天的某固定時段；而軟深度時間則用來處理可以輕鬆應對的事項，通常安排在每週工作日後兩天的某固定時段。
此外，你也可以嘗試 3天專注工作法 ，根據自己的實際工作內容，在一週中預留三天，並用來專注於某項工作。
無論採取何種日程安排方式，重要的是，找到自己的巔峰時段，並在該時段優先安排重要的事項。此外，不要一味地為了管理日程和時間而建立徒有虛名的待辦事項清單。
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寫在最後
當我們在巔峰時段保持高度專注時，我們可以產出更高效的業績；同時，工作結果也可以變得更有連貫性。此外，在必要的情況下，我們還可以延長自己的工作時間，並且不會產生精疲力盡的感覺。
另外值得一提的是，巔峰時段也可能隨著時間而不斷地變化。這個月保持高效的時間段，也許下個月會變得效率異常低下。
因此，要學會了解並認清自己的能量水平，關注並記錄其可能存在的變化。
評估、再調整，然後繼續向前。你的所作所為，也許連你自己都會大吃一驚。
編譯組出品。